Qolej, tek okulun da çok kampüslü bir okul grubunun da kayıt, tahsilat, devam ve akademik verilerini tek platformda toplar. Yönetim bütün kampüslerin durumunu anında görür; her kampüs kendi işini kendi ekranında yürütür.
Okul grubu platformu. Tek okullar da kullanabilir. Kurulumu, veri aktarımını ve ekip eğitimini Qolej ekibi yapar.
Türkiye haritası üzerinde kampüs noktaları; Qolej büyüteci kampüsten kampüse dolaşarak her birinin öğrenci sayısını, tahsilat ve devam oranlarını gösterir.
Büyüteci fareyle gezdirin. Rakamlar örnektir.
Bir okul büyüdükçe bilgi de dağılır. Kayıt ofisinin kendi listesi, muhasebenin kendi tablosu, öğretmenin kendi yoklama defteri olur. Aynı öğrenci üç ayrı yerde, üç ayrı biçimde kayıtlıdır. Yönetim ay sonunu bekler; rakamlar toplanıp önüne geldiğinde karar zamanı çoktan geçmiştir.
Okul gruplarında mesafe bir kat daha açılır. Her kampüs kendi düzenini kurar, genel merkez rapor ister, kampüs müdürü aynı bilgiyi bir kez de merkez için yazar. Bilgi vardır ama ne zamanında gelir ne de tek biçimdedir.
Qolej bu mesafeyi kapatır. Kayıt, tahsilat ve yoklama girildiği anda yönetimin ekranına düşer; kampüsler günlük işlerini olağan biçimde yürütürken genel merkez her kampüsü aynı anda izler. Kimse rapor hazırlamak zorunda kalmaz; rapor zaten hazırdır. Sorulan soru değişir: "Geçen ay ne oldu?" değil, "Şu an ne oluyor?"
Herkes kendi işine bakar, yönetim bütün resmi görür.
Qolej, tek kampüslü bir okulda da kırk kampüslü bir grupta da çalışır. Altyapı aynıdır; fark, grup yönetimi katmanının açık olup olmamasıdır.
Anaokulundan liseye, tek kampüs
Kayıt ofisi, muhasebe, öğretmenler ve veliler aynı öğrenci dosyasına bakar. Kullanmadığınız modül ekranınızda görünmez; ihtiyaç doğduğunda açılır.
İki kampüsten yüz kampüse
Her kampüs kendi ekranında kendi işini yürütür; genel merkez tüm kampüsleri aynı ölçekle yan yana görür. Tarife, takvim ve sözleşme merkezden tanımlanır.
Beş alandaki 43 modül üç portaldan kullanılır. Hepsi aynı öğrenci dosyasına ve aynı kampüs yapısına bağlıdır; bir yerde girilen bilgi her yerde geçerlidir. Modüller tek tek de birlikte de açılır.
Kayıt dönemi okulun en yoğun zamanıdır. Bu alandaki modüller aday veliyle ilk temastan sözleşmeye kadar her adımı tek yerde toplar; kayıttan sonra veliyle ilişkiyi de sürdürür.
Kullananlar: kayıt ofisi, kampüs müdürü, kurumsal iletişim
Kayıt ve iletişim modüllerinin ayrıntısıAsistan, velinin ücret, servis ve kademe sorularını gece gündüz yanıtlar; ön kayıt bilgisini alır, görüşme randevusu verir.
Web formu, telefon ve ziyaretten gelen adaylar tek havuzda; görüşme, teklif ve kayıt aşamaları kampüs bazlı izlenir.
Sözleşme şablonu tarife ve indirimle otomatik dolar; imza takibi, KVKK aydınlatma ve rıza kaydı sözleşmeye bağlıdır.
Duyuru, SMS, e-posta ve uygulama bildirimi tek ekrandan; sınıf, kademe ve kampüs bazlı gönderim, okunma takibi.
Görüşme günleri ve saat aralıkları; veli uygulamadan randevu alır, hatırlatma otomatik gider.
Veli ve öğrenci memnuniyet anketleri; sonuçlar sınıf ve kampüs karşılaştırmalı raporlanır.
Okula gelen kişilerin giriş-çıkış ve görüşme kaydı; güvenlik masası ekranı.
Kampüs sayfalı kurumsal site; ön kayıt formu doğrudan aday havuzuna düşer, Google İşletme Profili tek yerden yönetilir.
Ders programından karneye kadar sınıfta olup biten her şey bu alandadır. Öğretmen portalından girilen yoklama, not ve ödev aynı anda veli uygulamasında ve yönetim panelinde görünür.
Kullananlar: öğretmenler, müdür yardımcıları, ölçme ve değerlendirme ile rehberlik birimleri
Akademik modüllerin ayrıntısıÖğretmen, derslik ve şube kısıtlarına göre dağıtım; değişiklik anında öğretmen portalına, veli ve öğrenci uygulamasına yansır.
Günlük ve ders bazlı yoklama; veliye anlık bildirim, devamsızlık raporu ve e-Okul aktarım dosyası.
Ağırlıklı ortalama, kazanım bazlı değerlendirme, karne ve takdir-teşekkür listeleri.
Ödev verme, teslim ve geri bildirim; veli, çocuğunun bekleyen ödevini uygulamadan görür.
Kazanım bazlı deneme sınavları, optik okuma, öğrenci ve şube bazlı kazanım analizi.
Soru havuzu, portal üzerinden sınav, otomatik puanlama ve sonuç raporu.
Eksik kazanıma göre etüt önerisi; öğretmen ataması ve katılım takibi.
Görüşme kayıtları, test ve envanter sonuçları; bunları gizlilik derecesine göre yalnız yetkililer görür.
Gözlem notları, ödül ve uyarı kayıtları; dönem sonu gelişim raporu.
Kulüp seçimi, kontenjana göre yerleştirme, etkinlik takvimi ve katılım listesi.
MEB çalışma takvimiyle uyumlu dönem yapısı; kampüse özel günler ve tatiller.
Sözleşmeden tahsilata giden yolun tamamı öğrenci dosyasındadır. Taksit planı kurulur, gelen ödeme taksitle kendiliğinden eşleşir, geciken kalem sabah ilk bakışta görünür.
Kullananlar: muhasebe, kampüs müdürü, genel merkez mali işler
Mali işler modüllerinin ayrıntısıKademe ve kampüs bazlı tarife; indirim, burs ve kardeş indirimi tanımı; taksit planı sözleşmeden üretilir.
Kredi kartı, havale ve otomatik ödeme talimatı; ödeme bağlantısı velinin telefonuna gider.
Banka hareketleri öğrenci hesabıyla otomatik eşleşir; eşleşmeyen kalemler listelenir.
Geciken taksit için kademeli hatırlatma; kampüs ve grup düzeyinde risk listesi.
Sözleşmeden otomatik fatura; e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu.
Kasa, banka, gelir-gider; muhasebe programına aktarım.
Kampüs bazlı gelir, tahsilat oranı, bütçe ve gerçekleşen karşılaştırması; grup düzeyinde konsolidasyon.
Ön ödemeli öğrenci bakiyesi, satış ve stok; veli bakiyeyi uygulamadan yükler.
Personelden servise, kütüphaneden demirbaşa okulun günlük işleyişi bu alandadır. Her kayıt ilgili öğrenci veya personel dosyasına bağlıdır; ayrı defter tutulmaz.
Kullananlar: müdür yardımcıları, idari işler, insan kaynakları, servis ve yemekhane sorumluları
Okul işletmesi modüllerinin ayrıntısıÖzlük, sözleşme, izin ve devamsızlık; nöbet çizelgesi ve görev dağılımı.
Güzergâh, araç, şoför ve hostes tanımı; veliye biniş-iniş bildirimi.
Menü planlama, beslenme takibi; veli uygulamasında haftalık liste.
Sağlık kartı, alerji ve ilaç bilgisi, boy-kilo takibi; revir kayıtları.
Ödünç verme, iade ve rezervasyon; öğrenci okuma geçmişi.
Envanter, zimmet ve bakım kaydı; kampüs bazlı sayım.
Belge arşivi; öğrenci belgesi ve transkript veli uygulamasından istenir.
Kayıt dönemi, dönem sonu ve denetim hazırlığı görevleri; sorumlu ve tarih takibi.
Mezun veri tabanı, iletişim ve etkinlik davetleri.
Qolej'i diğerlerinden ayıran katman budur. Kampüsler günlük işlerini kendi ekranlarında yürütürken genel merkez tümünü aynı ölçekle görür; tanımlar merkezden iner, veri merkeze çıkar.
Kullananlar: genel müdür, bölge koordinatörleri, genel merkez mali işler ve akademik koordinasyon
Grup yönetimi modüllerinin ayrıntısıTüm kampüsler tek ekranda: öğrenci, yeni kayıt, tahsilat ve devam; hedeften sapan kampüs hemen göze çarpar.
Hedef ve gerçekleşen aynı ölçekle yan yana; dönem, kademe ve bölge kırılımı.
Grup geliri, tahsilat oranı ve alacak yaşlandırması; kampüs bazlı kırılım tek tıkla.
Ücret tarifesi, akademik takvim ve sözleşme şablonu merkezden; kampüs, izin verilen alanları kendisi ayarlar.
Genel merkez, bölge, kampüs ve şube düzeyinde yetki; kampüs yalnız kendi verisini görür.
Her sabah 08.00'de grup özeti yöneticilerin telefonunda; sapma uyarıları anında gider.
Yeni kampüs şablondan kurulur: Yapı, tarife ve kullanıcılar bir günde hazır olur.
Müdür, kayıt ofisi, muhasebe ve genel merkez için. Bütün modüller buradan yönetilir.
Yoklama, not ve ödev girişi, veli mesajı ve randevu; ders programı cepte.
Ödeme, devam, karne, duyuru, servis bildirimi ve randevu tek uygulamada.
Veli ve öğrenci uygulaması App Store'da ve Google Play'de. Okulunuz Qolej kullanıyorsa uygulamayı indirip okulunuzun verdiği bilgilerle giriş yaparsınız; aynı ekranlar web tarayıcısından da açılır.
Entegrasyonlar: e-Okul aktarım dosyaları, WhatsApp Business API, sanal POS ve bankalar, e-Fatura ve e-Arşiv, muhasebe programları (Logo, Mikro), SMS sağlayıcıları, Google İşletme Profili.
Üç adım. Okul tarafında yeni bir alışkanlık gerekmez; değişen şey, bilginin nereye düştüğüdür.
Mevcut öğrenci ve tahsilat listeleri Excel'den aktarılır. Kampüs yapısı, kullanıcılar ve yetkiler Qolej ekibiyle birlikte kurulur.
Kayıt, tahsilat ve yoklama her gün olduğu gibi girilir. Kampüs müdürü yalnız kendi kampüsünü görür ve yönetir.
Girilen her bilgi anında panelde toplanır: özet, karşılaştırma, uyarılar. Rapor beklemeye gerek kalmaz.
| Kampüs | Öğrenci | Yeni kayıt | Tahsilat | Devam |
|---|---|---|---|---|
| Ataşehir | 1.184 | 7 | %96 | %97 |
| Bursa Nilüfer | 932 | 9 | %94 | %96 |
| İzmir Bornova | 1.046 | 5 | %95 | %98 |
| Antalya Lara | 618 | 3 | %84 | %95 |
| Ankara Çankaya | 874 | 6 | %92 | %96 |
| Kayseri | 402 | 4 | %97 | %91 |
Okul yazılımı çok. Qolej'i ayıran şey, bir okul grubunun içinden çıkmış olması ve tek okuldan büyük gruba kadar aynı altyapıyla çalışmasıdır.
Qolej masa başında değil, çok kampüslü bir okul grubunun yönetiminde, kayıt döneminin ortasında doğdu. Hangi rakamın sabah ilk bakışta görünmesi gerektiğini biliyoruz.
Tek okul için kurulan yapı, ikinci kampüs açıldığında yeniden kurulmaz. Grup katmanı açılır, veri olduğu yerde kalır, geçmiş kaybolmaz.
Her kullanıcı yalnız yetkisi kadarını görür: genel merkez bütün kampüsleri, kampüs müdürü kendi kampüsünü, öğretmen kendi sınıfını. Bir kampüsün verisi diğerine görünmez.
Arayüz, destek ve sözleşmeler Türkçe. Veriler, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na göre işlenir; okul için aydınlatma ve rıza metinleri hazır gelir.
Bütün bağlantılar şifrelidir ve veriler her gün yedeklenir. Her işlemi kimin, ne zaman yaptığı kaydedilir. Okulun verisi okulundur; sözleşme bitiminde teslim edilir ve silinir.
Veri aktarımı, kampüs yapısının kurulması, kullanıcı eğitimi ve ilk kayıt döneminde yanınızda olmak Qolej ekibinin işidir. Okula yalnızca kullanmaya başlamak kalır.
Evet. Qolej tek kampüslü okullar için de kurulur; kayıt asistanı, öğrenci bilgi sistemi, tahsilat ve veli iletişimi hazır gelir. Grup yönetimi modülleri yalnızca ikinci kampüs açıldığında devreye girer; o güne kadar ekranda görünmez.
Aktarılır. Öğrenci ve veli bilgileri, sınıf yapısı, sözleşmeler ve tahsilat geçmişi mevcut sistemden Excel veya CSV olarak dışa aktarılır; Qolej ekibi bu dosyaları eşleştirir ve yükler. Aktarım sonunda okul, listeleri Qolej üzerinde onaylar; sistem ancak bundan sonra kullanıma açılır.
Sınıf, şube ve öğrenci yapısı e-Okul ile aynı düzende tutulur. Devamsızlık ve not aktarımı için e-Okul'un kabul ettiği biçimde dosyalar üretilir; böylece aynı bilgi iki kez elle girilmez.
Platform verileri Türkiye'de, İstanbul'daki bir veri merkezinde barındırılır. Okulun verisi okulundur; Qolej bu veriyi yalnızca okul adına ve sözleşmede yazılı amaçlarla işler. Bütün bağlantılar şifrelidir, veriler her gün yedeklenir ve her işlem kayıt altındadır. Bir kampüsün verisi diğer kampüse, bir okulun verisi başka okula görünmez. Sözleşme bittiğinde veri okula teslim edilir ve sistemden silinir.
Ayrıntılar için Gizlilik Politikası'na bakın.
Ücret, kampüs sayısına ve açılan modül kapsamına göre belirlenen yıllık abonelik ile tek seferlik kurulum bedelinden oluşur. Demo görüşmesinden sonraki iş günü yazılı teklif gönderilir; teklifte hangi modüllerin dâhil olduğu tek tek yazılır.
Tek okulda iki hafta; okul gruplarında kampüs sayısına göre dört ila sekiz hafta. Qolej'e kayıt döneminin ortasında da geçilebilir: Önce kayıt ve tahsilat modülleri açılır, akademik modüller dönem başında devreye alınır.
Okulun kendi WhatsApp Business numarasıyla. Meta işletme doğrulamasını ve numara bağlantısını Qolej yürütür; asistan okulun ücret, servis, kademe ve kayıt bilgileriyle kurulur, bilmediği soruyu kayıt ofisine devreder.
Otuz dakikalık çevrim içi sunumda Qolej'i kendi okul yapınızla, kendi sorularınızla görürsünüz.
Formu doldurmak istemezseniz arayın ya da e-posta gönderin: 0850 308 16 37 · info@qolej.com